
ما هي الوثائق؟ وما أهميتها؟ وكيف نحافظ عليها من التلف؟
الوثيقة هي أي وعاء للمعلومات، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، تحمل بيانات أو حقائق أو أفكاراً. يمكن أن تكون الوثيقة نصاً مكتوباً، أو صورة، أو تسجيلاً صوتياً، أو خريطة، أو أي شكل آخر من أشكال التعبير. وتعتبر الوثائق بمثابة الذاكرة الحية للمجتمعات والمؤسسات، حيث توثق الأحداث والقرارات والإنجازات على مر العصور.
"تُعرّف الوثيقة اصطلاحاً بأنها المادة التي تشتمل على معلومات متنوعة وحجج وبراهين، ويمكن استخدامها كسجل رسمي أو قانوني."
تمثل الوثائق الشاهد الأكبر على التاريخ والدليل البارز على السمة الحضارية للشعوب، فهي أغنى نفائس التراث الإنساني.
تعد الوثائق من أهم مصادر المعرفة التي يعتمد عليها الباحثون والمؤرخون في دراساتهم وأبحاثهم العلمية.
توفر الوثائق معلومات دقيقة وموثوقة تساعد المؤسسات والحكومات في اتخاذ القرارات المبنية على أسس سليمة.
تثبت الوثائق الحقوق والالتزامات القانونية، وتعمل كأدلة رسمية في المحاكم والمؤسسات القانونية.
المراحل التي تمر بها الوثيقة حتى تصبح مؤرشفة
تكوين الوثيقة لأول مرة سواء كانت ورقية أو إلكترونية
تداول الوثيقة واستخدامها بشكل متكرر في العمل اليومي
يقل استخدام الوثيقة ولكن يُرجع إليها أحياناً
حفظ الوثيقة في الأرشيف لقيمتها التاريخية أو البحثية
الحفاظ على درجة حرارة ثابتة بين 18-22 درجة مئوية في أماكن الحفظ
ضبط مستوى الرطوبة النسبية بين 30-50% لمنع نمو العفن وتلف الورق
تجنب تعرض الوثائق للضوء المباشر واستخدام إضاءة خافتة
استخدام أغلفة وصناديق أرشيفية خالية من الأحماض لحفظ الوثائق