الوثائق

الوثائق

ما هي الوثائق؟ وما أهميتها؟ وكيف نحافظ عليها من التلف؟

ما هي الوثيقة؟

الوثيقة هي أي وعاء للمعلومات، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، تحمل بيانات أو حقائق أو أفكاراً. يمكن أن تكون الوثيقة نصاً مكتوباً، أو صورة، أو تسجيلاً صوتياً، أو خريطة، أو أي شكل آخر من أشكال التعبير. وتعتبر الوثائق بمثابة الذاكرة الحية للمجتمعات والمؤسسات، حيث توثق الأحداث والقرارات والإنجازات على مر العصور.

"تُعرّف الوثيقة اصطلاحاً بأنها المادة التي تشتمل على معلومات متنوعة وحجج وبراهين، ويمكن استخدامها كسجل رسمي أو قانوني."

أهمية الوثائق

حفظ التراث والهوية

تمثل الوثائق الشاهد الأكبر على التاريخ والدليل البارز على السمة الحضارية للشعوب، فهي أغنى نفائس التراث الإنساني.

دعم البحث العلمي

تعد الوثائق من أهم مصادر المعرفة التي يعتمد عليها الباحثون والمؤرخون في دراساتهم وأبحاثهم العلمية.

اتخاذ القرارات

توفر الوثائق معلومات دقيقة وموثوقة تساعد المؤسسات والحكومات في اتخاذ القرارات المبنية على أسس سليمة.

حفظ الحقوق

تثبت الوثائق الحقوق والالتزامات القانونية، وتعمل كأدلة رسمية في المحاكم والمؤسسات القانونية.

دورة حياة الوثيقة

المراحل التي تمر بها الوثيقة حتى تصبح مؤرشفة

المرحلة 1

الإنشاء

تكوين الوثيقة لأول مرة سواء كانت ورقية أو إلكترونية

المرحلة 2

الاستخدام النشط

تداول الوثيقة واستخدامها بشكل متكرر في العمل اليومي

المرحلة 3

شبه النشط

يقل استخدام الوثيقة ولكن يُرجع إليها أحياناً

المرحلة 4

الأرشفة

حفظ الوثيقة في الأرشيف لقيمتها التاريخية أو البحثية

كيفية الحفاظ على الوثائق من التلف

التحكم في درجة الحرارة

الحفاظ على درجة حرارة ثابتة بين 18-22 درجة مئوية في أماكن الحفظ

التحكم في الرطوبة

ضبط مستوى الرطوبة النسبية بين 30-50% لمنع نمو العفن وتلف الورق

الحماية من الضوء

تجنب تعرض الوثائق للضوء المباشر واستخدام إضاءة خافتة

مواد خالية من الأحماض

استخدام أغلفة وصناديق أرشيفية خالية من الأحماض لحفظ الوثائق