معايير الأرشفة الإلكترونية

يُعد معيار ISO 15489 المعيار الأساسي والأهم في مجال إدارة الوثائق والسجلات على المستوى الدولي. صدرت النسخة الأولى منه عام 2001 عن المنظمة الدولية للمعايير (ISO)، ثم صدرت النسخة الثانية المحدّثة عام 2016. يُقدّم هذا المعيار إطاراً شاملاً يُحدد المبادئ والمفاهيم الأساسية لإدارة السجلات في أي مؤسسة بغض النظر عن حجمها أو طبيعة عملها. يتناول المعيار دورة حياة الوثيقة بالكامل من لحظة إنشائها وحتى استبعادها أو حفظها الدائم، ويُحدد متطلبات التقاط السجلات وتسجيلها وتصنيفها وتخزينها وإتاحتها والتخلص منها. كما يُركز على ضرورة وجود سياسات واضحة لإدارة الوثائق، وتحديد المسؤوليات والصلاحيات، وتدريب العاملين على أفضل الممارسات في هذا المجال.

يُوفر معيار ISO 30301 إطاراً لنظام إدارة السجلات (Management System for Records - MSR) يتوافق مع معايير أنظمة الإدارة الأخرى مثل ISO 9001 للجودة و ISO 27001 لأمن المعلومات. يُساعد هذا المعيار المؤسسات على إنشاء وتنفيذ وصيانة وتحسين نظام إدارة السجلات بشكل مستمر. يتبنى المعيار منهجية (Plan-Do-Check-Act) لضمان التحسين المستمر، ويُركز على دمج إدارة السجلات ضمن العمليات التنظيمية الأوسع للمؤسسة. يُعد هذا المعيار مكملاً لمعيار ISO 15489 حيث يُوفر الإطار الإداري والتنظيمي الذي يضمن تطبيق مبادئ إدارة الوثائق بشكل فعال ومستدام.

يتناول معيار ISO 23081 البيانات الوصفية (الميتاداتا) الخاصة بالسجلات والوثائق، وهي المعلومات التي تصف وتُعرّف وتُدير السجلات. يتكون المعيار من عدة أجزاء: الجزء الأول يُحدد المبادئ العامة للبيانات الوصفية، والجزء الثاني يُقدم إطاراً مفاهيمياً لتنفيذها. تُعد البيانات الوصفية عنصراً حيوياً في أي نظام أرشفة إلكترونية لأنها تُمكّن من البحث والاسترجاع الفعال للوثائق، وتُوثق سياق إنشاء الوثيقة وتاريخها وعلاقاتها بالوثائق الأخرى. يشمل المعيار أنواعاً متعددة من البيانات الوصفية مثل: بيانات الهوية (العنوان، المعرف)، وبيانات السياق (المنشئ، التاريخ)، وبيانات الإدارة (حالة الحفظ، صلاحيات الوصول).

صدر معيار ISAD(G) عن المجلس الدولي للأرشيف (ICA) ويُعد المعيار المرجعي الأساسي للوصف الأرشيفي على المستوى الدولي. يُحدد المعيار القواعد العامة لوصف المواد الأرشيفية بغض النظر عن شكلها أو وسيطها. يعتمد على مبدأ الوصف متعدد المستويات (Multi-level Description) الذي يبدأ من المستوى الأعلى (الرصيد) وينزل تدريجياً إلى المستويات الأدنى (السلسلة، الملف، الوثيقة). يتضمن المعيار 26 عنصراً وصفياً موزعة على 7 مجالات: مجال التعريف، ومجال السياق، ومجال المحتوى والهيكل، ومجال شروط الإتاحة والاستخدام، ومجال المواد المرتبطة، ومجال الملاحظات، ومجال ضبط الوصف.

يُعد معيار دبلن كور (Dublin Core Metadata Initiative) من أكثر معايير البيانات الوصفية انتشاراً واستخداماً في العالم. نشأ عام 1995 في مدينة دبلن بولاية أوهايو الأمريكية، ويتكون في صورته الأساسية من 15 عنصراً وصفياً بسيطاً تشمل: العنوان، والمنشئ، والموضوع، والوصف، والناشر، والمساهم، والتاريخ، والنوع، والشكل، والمعرّف، والمصدر، واللغة، والعلاقة، والتغطية، والحقوق. يتميز هذا المعيار ببساطته ومرونته وقابليته للتطبيق على مختلف أنواع الموارد الرقمية، مما جعله خياراً شائعاً في مشاريع الأرشفة الإلكترونية والمكتبات الرقمية.

MoReq2010 (Modular Requirements for Records Systems) هو مواصفة أوروبية تُحدد المتطلبات الوظيفية لأنظمة إدارة السجلات الإلكترونية. صدرت النسخة الأولى عام 2001 من المفوضية الأوروبية، وتم تحديثها عدة مرات حتى وصلت إلى MoReq2010. يتميز هذا المعيار بنهجه المعياري (Modular) الذي يسمح للمؤسسات باختيار الوحدات المناسبة لاحتياجاتها. يُغطي المعيار متطلبات شاملة تشمل: إدارة التصنيف، وإدارة السجلات، والبحث والاسترجاع، والتحكم في الوصول، والتدقيق، والتصدير والاستيراد، وإدارة دورة حياة السجلات.

رغم أن معيار ISO 27001 ليس مخصصاً حصرياً للأرشفة، إلا أنه يُعد معياراً أساسياً ومكملاً لأي نظام أرشفة إلكترونية. يُحدد هذا المعيار متطلبات إنشاء وتنفيذ وصيانة وتحسين نظام إدارة أمن المعلومات (ISMS). في سياق الأرشفة الإلكترونية، يُساعد هذا المعيار في حماية الوثائق الرقمية من التهديدات الأمنية مثل الاختراق والتلاعب والفقدان. يشمل المعيار إجراءات التحكم في الوصول، وتشفير البيانات، والنسخ الاحتياطي، وإدارة الحوادث الأمنية، وتقييم المخاطر بشكل دوري.

FADGI (Federal Agencies Digital Guidelines Initiative) هي مبادرة أمريكية تعاونية تضم أكثر من 15 وكالة فيدرالية، بما فيها مكتبة الكونغرس والأرشيف الوطني الأمريكي (NARA) ومؤسسة سميثسونيان. تُصدر المبادرة إرشادات تقنية شاملة لرقمنة المواد الثقافية والتراثية، وتُعد المرجع الأساسي لمشاريع الرقمنة في أمريكا الشمالية والعديد من دول العالم. صدرت النسخة الثالثة من الإرشادات عام 2023. تعتمد FADGI على نظام تقييم بالنجوم من أربعة مستويات: نجمة واحدة (جودة أساسية للإتاحة فقط)، ونجمتان (جودة جيدة)، وثلاث نجوم (جودة عالية مناسبة للحفظ)، وأربع نجوم (أعلى جودة للحفظ طويل المدى). تُحدد الإرشادات متطلبات تقنية دقيقة تشمل: دقة المسح الضوئي (DPI/PPI)، وعمق الألوان (Bit Depth)، ومساحة اللون (Color Space)، ودقة إعادة إنتاج الألوان (Delta E)، والتشوه الهندسي، والتباين.

Metamorfoze هو برنامج هولندي وطني للحفظ يُصدر إرشادات تقنية معتمدة دولياً لجودة الصور الرقمية في مشاريع الحفظ والرقمنة. صدرت النسخة الأولى عام 2012 والنسخة 2.0 في أبريل 2025. تُحدد هذه الإرشادات ثلاثة مستويات للجودة: مستوى الحفظ (Preservation) وهو الأعلى جودة ويُستخدم للمواد النادرة والثمينة، ومستوى الحفظ المتوسط (Preservation Moderate) للمواد ذات القيمة المتوسطة، ومستوى الإتاحة (Access) للنسخ المخصصة للاستخدام اليومي. تتضمن الإرشادات متطلبات تقنية صارمة تشمل: دقة إعادة إنتاج الألوان بمقياس Delta E (يجب ألا تتجاوز 4 في مستوى الحفظ)، والتجانس اللوني (Color Uniformity)، ودقة الحدة (Sharpness/MTF)، والتشوه الهندسي، والضوضاء (Noise). تُستخدم هذه الإرشادات في المكتبات الوطنية والأرشيفات في هولندا وبلجيكا والعديد من الدول الأوروبية.

تُصدر إدارة الأرشيف والسجلات الوطنية الأمريكية (NARA - National Archives and Records Administration) إرشادات تقنية شاملة لرقمنة المواد الأرشيفية بهدف الإتاحة الإلكترونية والحفظ. تُغطي هذه الإرشادات أنواعاً متعددة من المواد الأرشيفية تشمل: الوثائق النصية (المطبوعة والمخطوطة)، والخرائط والرسومات الهندسية، والصور الفوتوغرافية (السالب والموجب)، والملصقات والمطبوعات الفنية، والميكروفيلم والميكروفيش. تُحدد الإرشادات المواصفات التقنية لكل نوع من المواد بما في ذلك: الحد الأدنى للدقة (مثلاً 400 نقطة في البوصة للوثائق النصية)، وعمق الألوان (24 بت للملونة و8 بت للرمادية)، وتنسيق الملف (TIFF غير المضغوط للحفظ)، ومساحة اللون (Adobe RGB أو sRGB). تُعد هذه الإرشادات مرجعاً أساسياً للأرشيفات الوطنية حول العالم.

أصدر الاتحاد الدولي لجمعيات ومؤسسات المكتبات (IFLA) إرشادات شاملة لمشاريع رقمنة مجموعات الحق العام في المكتبات ومراكز الأرشيف. تُقدم هذه الإرشادات دليلاً عملياً يُغطي جميع مراحل مشروع الرقمنة من التخطيط إلى التنفيذ. تتناول الإرشادات عدة محاور أساسية: معايير اختيار المواد المرشحة للرقمنة (القيمة التاريخية، الحالة المادية، الطلب من المستفيدين)، والمتطلبات التقنية للمسح الضوئي (الدقة، عمق الألوان، التنسيق)، وإدارة البيانات الوصفية (Dublin Core أو MARC)، وضمان الجودة (مراجعة العينات، اختبارات القبول)، والحفظ الرقمي طويل المدى (استراتيجيات الترحيل والمحاكاة)، والإتاحة عبر الإنترنت (واجهات البحث، حقوق الملكية الفكرية). تتوفر هذه الإرشادات باللغة العربية مما يُسهّل تطبيقها في المؤسسات العربية.

يُحدد معيار ISO 12234 المتطلبات التقنية لتنسيقات ملفات الصور الرقمية المستخدمة في التصوير الإلكتروني والرقمنة. يتضمن المعيار عدة أجزاء تتناول تنسيقات مختلفة مثل TIFF/EP (Tagged Image File Format for Electronic Photography). يُعد هذا المعيار مهماً في سياق رقمنة الوثائق والمواد الأرشيفية لأنه يضمن أن الصور الرقمية الناتجة عن عملية المسح الضوئي تحتفظ بأعلى مستوى من الجودة والدقة. يُحدد المعيار متطلبات تقنية تشمل: بنية ملف الصورة (File Structure)، والبيانات الوصفية المضمنة (Embedded Metadata) مثل بيانات EXIF، ومساحة اللون (Color Space)، وطرق الضغط المسموح بها (مثل LZW أو بدون ضغط). يُستخدم هذا المعيار بالتكامل مع معايير FADGI وMetamorfoze لضمان جودة الصور في مشاريع الرقمنة.